Онлайн-конференции / Актуальные вопросы обмена электронными документами: форматы, виды, порядок, отправка в ФНС

24.06.2015 Актуальные вопросы обмена электронными документами: форматы, виды, порядок, отправка в ФНС

Российский налоговый портал провел онлайн-конференцию, на которой было рассказано о том, как приступить к обмену, о различных нюансах работы с электронными документами, о подготовке и отправке их в ФНС. Перед аудиторией выступила Карина Кассис (аналитик компании Synerdocs).

Synerdocs – это простой и экономичный сервис обмена электронными документами. Он позволяет за считанные секунды передавать любые документы, включая накладные, счета-фактуры и договоры, и обеспечивает их юридическую силу. Сервис обмена документами позволит не зависеть от почты и курьерских служб, забыть о задержках и ошибках, быстро готовить документы для контролирующих органов.

Synerdocs входит в Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы РФ (идентификатор 2IG).

Ответы
эксперта

Кассис Карина
Synerdocs
Аналитик

Вопросы экспертам

Окаринская Валерия

ООО "СпецПродукт", бухгалтер

Что необходимо для того, чтобы принять участие в онлайн-конференции?

Светлана Шелест

Прошу уточнить, наша компания давно решает: обмениваться документами с партнерами в электронной форме или нет, но есть свое НО, не будет ли такого, что мы будем отправлять письма, получать договоры от контрагента, а эти документы каким-то образом попадут в поле зрения контролирующих органов? Какие конкретно документы мы можем отправлять своим партнерам? Вы можете на примере рассказать? Спасибр заранее.

Кассис Карина

Synerdocs, Аналитик

Через сервисы Операторов ЭДО СФ можно обмениваться любыми документами, кроме тех, к которым предъявляются особенные требования по оформлению на бумаге, а также сканами бумажных оригиналов. В обязательном порядке согласно Приказу Минфина N 50н через оператора следует обмениваться электронными счетами-фактурами.

Подключение к Оператору не влечет за собой предоставление доступа контролирующим органам к документам компании. Операторы ЭДО СФ не обязаны и не должны предоставлять такой доступ по закону. Функции доверенного Оператора определены Приказом ФНС от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.

Запросить документы контролирующие органы могут только в рамках налоговых проверок. При этом истребование электронных документов происходит через сервисы сдачи отчетности. Порядок направления требования и порядок представления электронных документов утвержден Приказом ФН от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@. Формат описи документов определен Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@.

Дина Чердынцева

Как правильно исправить электронный документ, например, выставленную покупателю счет-фактуру, если в ней была обнаружена ошибка? Ошибку бухгалтер увидел уже после того, как документ был подписан ЭЦП и отправлен своему клиенту.

Кассис Карина

Synerdocs, Аналитик

Порядок исправления счетов-фактур определен действующим законодательством России. При этом не имеет значения бумажный документ или электронный. Внести поправки можно двумя способами: составить корректировочный или исправленный документ. Какой именно и когда составлять определяет Налоговый кодекс РФ (абз.3 п.3 ст.168). Если вы обнаружили ошибку в стоимости, цене или количестве отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг, а также при их уточнении или изменении следует выставить корректировочный счет-фактуру. В случае опечаток (например, в адресе или наименовании сторон), арифметических ошибок достаточно составить исправление.

Сервисы Операторов ЭДО, как правило, поддерживают функциональность автоматического формирования корректировок и исправлений на основании первичного счета-фактуры, что заметно упрощает работу и позволяет избегать ошибок или опечаток.

Об исправлении других электронных документов можно почитать на сайтах операторов. Например, у нас в статье “Исправить или аннулировать электронный документ. Что проще?”.

Евгения Киселева

Индивидуальный предприниматель

Наша компания применяет УСН и ЕНВД, мы хотим выбрать программу для ведения налогового и бухалтерского учета в режиме онлайн. Чтобы в одной программе можно было и вести учет, и сдавать отчетность в ФНС, ПФР и ФСС. Вы предоставляете такие услуги?

Кассис Карина

Synerdocs, Аналитик

Нет. Synerdocs – это сервис обмена электронными документами между контрагентами. Сервис позволяет обмениваться любыми видами документов, обеспечивая их юридическую силу. Также компания Директум – разработчик сервиса, предлагает ECM-систему, которая позволяет автоматизировать внутренний документооборот компании.

Дмитрий Валявин

Если наше предприятие перейдет с каким-то клиентом (нашим партнером) на ЭДО, то мы обязаны как-то уведомить об этом нашу налоговую инспекцию или нет?

Кассис Карина

Synerdocs, Аналитик

Нет необходимости отдельно или самостоятельно уведомлять ФНС о том, что ваша организация переходит на обмен электронными документами через оператора ЭДО. Такое уведомление уходит автоматически через вашего оператора в момент подключения.
Согласно приказу Минфина РФ № 50н для участия в обмене электронными счетами-фактурами участникам необходимо оформить и представить оператору ЭДО заявление. В заявлении следует указать учетные данные, перечисленные в пп. «б» п. 2.1 Порядка обмена, и направить его оператору в электронном виде. Далее оператор в течение трех рабочих дней направляет в налоговый орган по месту нахождения абонента сведения об учетных данных, которые были указаны в заявлении. Таким образом налоговая будет уведомлена о том, что еще одна компания присоединилась к обмену электронными документами.

Дмитрий Гаврилов

Через вас можно сдавать отчет по алкоголю? В частности, наша компания занимается оптом и мы планируем работать с поставщиками алкогольной продукции. Слышал, что надо сдавать отчетность. Вы могли бы рассказать более подробно об этом?

Кассис Карина

Synerdocs, Аналитик

Synerdocs – это сервис обмена электронными документами. Мы являемся Оператором ЭДО СФ, следовательно, не представляем услуг по сдаче отчетности в контролирующие органы. Сервисы электронной отчетности предлагают Операторы ЭДО или Спецоператоры связи, если говорить в ранее действовавшей терминологии.
Сервис Synerdocs подойдет для взаимодействия с вашими поставщиками. Любые договорные, первичные документы, счета-фактуры можно создавать и отправлять в электронном виде в соответствии с действующим законодательством России. Таким образом, вы сможете получать электронные документы от поставщиков, экономя при этом время и средства на обработке входящей документации.

Отдельно работе операторов ЭДО посвящена статья «Разбираемся в работе операторов ЭДО: вопросы и советы», которую я рекомендую почитать всем.

Козлова Людмила

Я являюсь ИП, могу ли я вести учет через вашу программу и одновременно сдавать отчеты в ПФР и ФСС, ИФНС? Я применяю систему ЕНВД, у меня есть 9 наемных работников и я им начисляю заработную плату.

Кассис Карина

Synerdocs, Аналитик

Нет. Услуги по сдаче электронной отчетности предлагают Спецоператоры связи. Synerdocs – это сервис обмена электронными документами между контрагентами.

Ирина Щербакова

Наша компания не обменивается с клиентами и поставщиками документами в электронной форме, потому что наши контрагенты - это небольшие фирмы или ИП, у них нет возможности передавать нам такого рода документы. А мы в свою очередь имеем право при камеральной проверке отсканировать документы (первичку) и отправить комплект документов в ИФНС в электронном виде?

Кассис Карина

Synerdocs, Аналитик

Да, если вы подключены к спецоператору связи (Оператору ЭДО в новой терминологии). Именно через сервисы сдачи электронной отчетности приходят требования в электронном виде от контролирующих органов. Порядок истребования и представления документов в электронном виде утвержден Приказами ФНС от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@. В таблице 4.9 разд.II Приказа N ММВ-7-6/465@ определены форматы, в которых можно представлять скан-образы бумажных оригиналов. Это tif, jpg, pdf и png.

Светлана Лебедева

Бухгалтер

Как правильно технически создать корректировочный счет-фактуру, если уже ранее подавались корректировки? Изначально был создан документ и в нем была допущена ошибка, потом ее поправили и вновь пришлось менять данные. Сколько раз можно подавать такие корректировки?

Кассис Карина

Synerdocs, Аналитик

Выставлять корректировку на ранее созданный корректировочный счет-фактуру можно. Каких-то ограничений по количеству таких исправлений действующее законодательство России не содержит. Также напоминаем, что в письме от 26.05.2015 N 03-07-09/30177 специалисты Минфина рассказали, как оформить повторный корректировочный документ. При повторном изменении стоимости в строке 1б нового документа необходимо указать дату и номер изначальной корректировки. В строку А (до изменения) занести информацию из строки Б (после изменения) также ранее выставленного корректировочного счета-фактуры. Подробнее читайте в нашей новости сайте.
Сервис обмена Synerdocs поддерживает функциональность повторного выставления корректировки.
Обращаем внимание, что правила оформления бумажных и электронных счетов-фактур едины и утверждены Постановлением Правительства 1137.

Инна Омельченко

Чем ЭЦП квалифицированная отличается от обычной ЭП? Какие документы можно подписывать обычной электронно-цифровой подписью?

Кассис Карина

Synerdocs, Аналитик

Не совсем понятно, что подразумевается под обычной ЭП и обычной ЭЦП. Дело в том, что в 2011 году вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63 и установил два вида электронной подписи: простую и усиленную. Усиленная в свою очередь подразделяется еще на два вида: квалифицированную и неквалифицированную. С 2011 по 2013 г. ФЗ 63 действовал параллельно с Федеральным законом N 1 “Об электронной цифровой подписи”. С 2013 года ФЗ 1 утратил свою силу, а термин ЭЦП больше не используется.
Если говорить о применении простой и усиленной квалифицированной электронной подписи, то подписывать простой ЭП можно те документы, для которых законодательство четко не определяет вид подписи. Например, счет-фактуру можно подписывать исключительно квалифицированной ЭП (КЭП) на основании п.6 ст.169 Налогового кодекса РФ. Также при использовании простой ЭП необходимо составлять соглашение с контрагентами о признании такой подписи равнозначной собственноручной (п.2 ст.6 ФЗ 63).
Также напоминаем, что простая ЭП не гарантирует целостность и неизменность электронного документа после подписания, а лишь подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом в отличие от КЭП.
Подробнее об электронных подписях вы можете прочитать в специальном материале «Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру».