Как заключить договор подряда с физическим лицом и не запутаться в налогах

Наши специалисты дают ответы на следующие вопросы:

Какие существуют налоги в 2015 году по договору подряда с физлицом?

Что нужно знать, чтобы правильно составить в 2015 году договорной документ с физлицом гражданско-правового характера?

Гражданско-правовой договор заключается с фирмой с физлицом, если нет необходимости принимать этого рабочего в штат, а привлечь кого-то для выполнения разовых работ нужно. Такой договорной документ бывает двух видов:

На оказание услуг.
Договор подряда.

Многие задумываются, в чем же выгода фирмы в заключении гражданско-правового договора вместо трудового? Специалисты называют несколько причин:

на отношения гражданско-правового характера не распространяются гарантийные обязательства и компенсации для физлица (в трудовом законодательстве они присутствуют);
нет ограничений в установлении периода рабочего времени;
нет ограничений в выборе размера оплаты трудовой деятельности;
нет необходимости предоставлять отпуска, оплачивать больничные листы и компенсации при увольнении рабочего.

Помимо этого отпадает необходимость в ведении специальной документации учета для этого физического лица:

табеля учета времени, затраченного на выполнение работы;
расчетную ведомость;
другие документы по оплате его трудовой деятельности.

Но специалисты выделяют и ряд недостатков этого договорного документа:

Работники налоговой инспекции могут воспринимать данный документ, как способ не платить обязательные налоги (к ним относятся страховые выплаты в ФСС нашего государства), это связано с тем, что такой метод прекрасно подходит для маскировки трудовых отношений между фирмой-работодателем и самим рабочим.
Нужно соблюдать некоторые правила, чтобы избежать вышеназванных сомнений у работников налоговой службы.

Именно об этих правилах и пойдет далее речь. Обратите внимание: перечисляемые условия составления договорного документа гражданско-правового характера рассматриваются на примере договора подряда, но их можно применять и для договора на оказание услуг.

Нюансы в составлении договора подряда (чтобы он не считался трудовым договором)

Особенность договора подряда состоит в следующем: подрядчик (так в документации принято называть физическое лицо, принимаемое на работу) должен выполнить некоторое рабочее задание от фирмы-заказчика (то есть работодателя) за определенный период времени и сдать его в установленный срок. От заказчика-работодателя требуется вовремя принять выполненный заказ и совершить его оплату – ГК, статья №702, пункт 1.

Обычно, для составления такого договора подходит форма, взятая из справочно-правовой базы (ее без проблем можно найти в сети Интернет). Но для индивидуализации подобной бумаги потребуется дополнительная корректировка, так как у каждой фирмы-заказчика ест свои условия по выполнению работы. Но следует при этом следить за тем, чтобы ничего не вписать лишнего и не удалить нужную информацию.

Специалисты напоминают: договорной документ на подряд в обязательном порядке регулируется гражданской законодательной системой нашего государства. Поэтому в его содержании должны присутствовать обязательные элементы, которые устанавливаются Гражданским кодексом на государственном уровне.

Рассмотрим основные элементы содержания договора подряда:

Наименование фирмы-заказчика.
Данные о подрядчике.
Вид выполняемой работы.
Срок выполнения подряда.
Цена за выполненную работу.

Немного о цене: она может оформляться в виде двух составляющих – вознаграждения за трудовую деятельность подрядчика и компенсационных выплат за дополнительные издержки – ГК, статья №709, пункты 1-2.

Еще один важный нюанс: рабочий-подрядчик при выполнении заказа использует свои личные материалы (в том числе и инструменты) – ГК, статья №704, пункт 1. Расходы на приобретение необходимых материалов и инструментов может взять на себя фирма-заказчик, если они составляют значительную сумму, которой нет у подрядчика в наличии. Этот момент обязательно следует прописать в договорном документе – «стоимость материалов/инструментов оплачивается заказчиком отдельно от оплаты подрядчику за выполненную им работу». Предоставление заказчиком нужных материалов для рабочего без выплат дополнительных расходов, также нужно зафиксировать в этом документе (фирма-заказчик просто списывает то количество материалов, которое передавалось подрядчику для выполнения заказа). Но вид выполняемого заказа должен быть внесен в закрытый список расходов – НК, статья №346.16. Для документального оформления передачи материальных средств от заказчика к подрядчику применяют первичные накладные или акты.

Ниже приведен пример фрагмента, взятого из договора подряда между фирмой и физлицом

Также у заказчика имеется возможность в договорном документе внести пункт об авансовой выплате, предназначенной для подрядчика. Это делается по согласованию обеих сторон, при этом указывается:

конкретная сумма;
процент от вознаграждения;
условия невыполнения обязательств (например, рабочий обязуется возвратить выданный аванс заказчику в полном объеме);
реквизиты физического лица (данные паспорта, номер карточки обязательного пенсионного страхования, ИНН);
подписи обеих сторон.

Кроме названного документального оформления больше ничего не нужно: ни заявления о приеме на работу, ни приказа об этом, ни записей в трудовую книжку рабочего. Это связано с тем, что отношения гражданско-правового характера не относятся к трудовым.

После окончания выполнения заказа, фирма-заказчик принимает выполненные работы путем составления акта приема-передачи. Специально разработанного бланка такого акта не существует, он разрабатывается фирмой-заказчиком самостоятельно. Но в нем должны присутствовать обязательные пункты (реквизиты обеих сторон). Для каждой из сторон заполняется свой вариант договора подряда, который служит основанием для проведения учета выплачиваемых вознаграждений при расчете налога УСН.

Процедура удержания и перечисления НДФЛ с вознаграждения, выплачиваемого подрядчику

В случае если подрядчик не является ИП, а обычное физическое лицо, то фирма-заказчик в обязательном порядке удерживает с суммы причитающемуся ему вознаграждению НДФЛ. При УСН заказчик будет исполнять роль налогового агента, совершая оплату труда физическому лицу – НК, статьи №226 и № 346.11 (пункт 5). То есть НДФЛ удерживается из всей суммы вознаграждения по факту его выплаты подрядчику-физлицу. Налоговая ставка при этом составит 13% - НК, статья №224, пункт 1.

При заключении договора подряда с нерезидентом (лицом, что находится на территории нашего государства до 183 дней на протяжении 12 месяцев – НК, статья №207, пункт 2), налоговая ставка удержания составит 30%. Поэтому при составлении договорного документа обязательно учитывается описанный момент: размер оплаты выполненного заказа прописывается с учетом удержания НДФЛ. Это исходит из того, что по факту подрядчик может получить меньшую денежную сумму. Чтобы этого не произошло, сумма оплаты выполненной работы увеличивается на величину НДФЛ.

В договоре может быть прописано, что оплата трудовой деятельности подрядчика производиться без учета НДФЛ, тогда налоговые выплаты производятся непосредственно из средств фирмы-заказчика. Но это не вполне соответствует российскому законодательству – НК, статья №226, пункт 9 и письмо №03-04-05/3-292 Минфина от 25.04.2011 года.

В случае не удержания НДФЛ с суммы вознаграждения подрядчика, следует сообщать об этой ситуации в местную налоговую службу – НК, статья №226, пункт 5. Это необходимо сделать на протяжении одного месяца (после окончания календарного года, когда произошло данное нарушение).

В отношении аванса однозначного мнения, касающегося удержаний НДФЛ, нет. Налоговый кодекс нашего государства (статья №223, пункт 1, подпункт 1) разъясняет: НДФЛ удерживается в момент выплаты дохода. А понятие дохода объяснено в другой статье НК (№41) – это экономическая выгода в виде денег (либо натуральной форме), которую можно оценить. В момент получения авансовой выплаты подрядчик получает конкретные деньги, то есть выгоду, значит, аванс является доходом, с которого нужно производить удержание НДФЛ.

Это подтверждается и неоднократными судовыми решениями:

ФАС Западно-Сибирского округа вынес постановление №А03-14059/2008 (от 16.10.2009 года) следующего содержания: при выплате физлицу авансовой суммы следует удерживать НДФЛ.
ФАС Московского округа в своем постановлении №КА-А40-13467-09 (от 23.12.2009 года) фиксирует следующее: полученные подрядчиком авансовые суммы (то есть предоплата, осуществленная до момента выполнения договорных обязательств) не являются объектом обложения НДФЛ.

Второй случай также является логичным, потому что при расторжении договорных обязательств авансовая выплата полностью возвращается фирме-заказчику. Но квалифицированные специалисты рекомендуют НДФЛ удерживать и из аванса, это поможет избежать споров с налоговой инспекцией.

Как правильно удерживать НДФЛ из расходов подрядчика, которые возмещаются заказчиком?

Что же делать, если согласно договорным документам заказчик возмещает некоторую денежную сумму подрядчику, использованную ним на дополнительные расходы (например, мобильная связь, проезд, питание и т.д.)? Удерживать НДФЛ или воздержаться от этого?

Ответить на этот вопрос однозначно нет возможности. Часть специалистов считает: НДФЛ удерживать нужно – письмо №03-04-05/8-121 Минфина от 05.03.2011 года (при выплате денежной суммы подрядчику от фирмы, он получит некоторый доход, значит, это не будет компенсационной выплатой, которая выплачивается тем рабочим, с которыми заключается трудовой договор – НК, статья №217, пункт 3). Налоговый кодекс не рассматривает случаи, которые предусматривают возмещение расходов подрядчику по соответствующим договорам или возмездного оказания услуг. Для этого предусмотрено уменьшение налогооблагаемых доходов на величину профессионального налогового вычета. Данный вычет должен предоставляться фирмой-заказчиком в размере той суммы, которую расходовал подрядчик (документальное подтверждение является обязательным) – НК, статья №221, пункт 2.

Противоположное мнение имеется у ФНС нашей страны – письмо №КЕ-3-3/926 от 25.03.2011 года. В этом документе говорится: компенсационные издержки подрядчика, прописанные в соответствующем договоре, не должны облагаться НДФЛ. Это объясняется тем, что все должно трактоваться в пользу плательщика – НК, статья №3, пункт 7. Но следует также учитывать, что письма и рекомендации не являются нормативными документами.

Предоставление налогового вычета для подрядчика

Оплата труда, получаемая подрядчиком-исполнителем, должна облагаться НДФЛ по процентной ставке в размере 13%. Следовательно, рабочий имеет полное право на налоговые вычеты – НК, статьи №210 (пункты 3-4) и №224 (пункт 1). Таких вычетов может быть два:

Профессиональный (предоставляемый заказчиком при расчетах НДФЛ с вознаграждения).
Стандартный.

Для получения профессионального вычета подрядчику нужно:

написать заявление на имя заказчика с данной просьбой (форма произвольная);
приложить к нему пакет бумаг, что подтвердят его расходы, которые были произведены в ходе выполнения данного заказа (накладные, чеки, проездные билеты, счета из гостиниц и т. д.).

При исключении компенсации из налогооблагаемой прибыли физлица, профессиональный вычет ему не предоставляется. Так как может произойти накладка: из облагаемого налога будет исключена одна и та же сумма, но в двойном размере, то есть дважды.

Стандартный налоговый вычет также требует документальное оформление:

заявление от подрядчика;
бумаги, подтверждающие расходы рабочего.

Но для бухгалтерского работника и в этом случае есть неопределенные моменты:

Подрядчик является лицом со стороны.
О нем нет точной информации, касающейся превышения лимита дохода, что нужна для расчетов по стандартным вычетам.
Нельзя отказывать подрядчику в праве на получение стандартного вычета.

Действия бухгалтера должны быть следующими: стандартные вычеты предоставляются подрядчику только за те месяцы, на которые рассчитан договор подряда – письмо №03-04-06/10-81 Минфина (от 07.04.2011 года) и письмо №3-5-03/233@ ФНС (от 04.03.2009 года).

Немного информации о стандартных вычетах:

физлицо получает их только у одного налогового агента;
у подрядчика не может быть других источников дохода, кроме того, который указан в заявлении на получение стандартного вычета;
в случае нарушения правил получения вычетов, вся ответственность ложиться на подрядчика;
при действии договора на протяжении нескольких месяцев и единовременной выплате вознаграждения стандартный вычет предоставляется за каждый месяц договора (даже те, когда оплата труда не производилась) – письмо №03-04-06-01/254 Минфина от 19.08.2008 года и письмо №03-04-06-01/203 Минфина от 15.07.2008 года.

Учет вознаграждения по договору подряда при УСН

В случае применения «упрощенки» с объектом «доходы минус расходы», вознаграждение, предназначающееся физлицу по договору подряда, учитывается в статью расходов по оплате трудовой деятельности – НК, статья №346.16, пункт 1, подпункт 6.

Расходы, производимые на оплату труда подрядчика, при использовании УСН, соответствуют НК – статья №255 (в ней определяется действие для плательщиков налога на прибыль). В пункте 21 этой же статьи говориться об оплате трудовой деятельности тех физлиц, которые не являются ИП и не состоят в штате фирмы-заказчика, в рамках договорного документа о подряде. В расходы на оплату трудовой деятельности следует включать и НДФЛ с выплачиваемой суммы, начислять обязательные страховые взносы (пенсионные и медицинские). А вот в ФСС выплаты по договорам гражданско-правового характера не производятся – ФЗ, закон №212, статья №9, пункт 3, подпункт 3 от 24.07.2009 года. Та же ситуация и с взносами на страхование от несчастных случаев, которые начисляются только тогда, если это прописано в соответствующем договоре подряда – ФЗ, закон №125, статьи №5 и №20.1 (пункт 1) от 24.07.1998 года.