Порядок выставления электронных счетов-фактур

Порядок выставления электронных счетов-фактур утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 г. № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Если продавец и покупатель (заказчик и исполнитель) договорились между собой об электронном способе передачи документов, они заключают договоры с операторами электронного документооборота, устанавливают на своих рабочих местах соответствующее программное обеспечение и начинают работать. Принуждать переходить на электронную систему передачи счетов-фактур ни одна из сторон сделки не имеет права.

Счет-фактура считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Каждой организации в таком случае будут выданы сертификаты ключей.

Стоит обратить внимание на то, что при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Датой выставления покупателю счета-фактуры считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота. Документооборот можно представить следующим образом:

1. Продавец составляет и подписывает электронной цифровой подписью счет-фактуру;

2. Далее, продавец направляет счет-фактуру через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи (ТКС);

3. Счет-фактура поступает оператору электронного документооборота, о чем он обязан подтвердить продавца. Оператор направляет подтверждение о том, что счет-фактура получен.

4. После того, как оператор получил счет-фактуру, он направляет ее покупателю. И вот датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по ТКС считается дата направления покупателю оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора электронного документооборота.

Счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора, о получении счета-фактуры, подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора.

Датой получения покупателем счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора электронного документооборота.

Что делать, если продавцу необходимо внести корректировки в уже отправленный счет-фактуру или как-то уточнить данные? В этом случае покупатель направляет продавцу также через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде.

С чего начать работу по электронному документообороту? Для участия в электронном документообороте продавцу (покупателю) – сторонам сделки необходимо:

а) получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) оформить и представить оператору электронного документооборота заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по ТКС;

в) получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

I этап – что делает продавец? Продавец совершает следующие действия:

а) формирует счет-фактуру в электронном виде;

б) проверяет действительность электронной цифровой подписи продавца;

в) подписывает счет-фактуру электронной цифровой подписью продавца;

г) зашифровывает счет-фактуру (при необходимости);

д) направляет файл счета-фактуры в электронном виде в адрес покупателя через оператора электронного документооборота;

е) сохраняет подписанный счет-фактуру в электронном виде.

II этап – что делает оператор, который заключил договор с продавцом? Оператор электронного документооборота совершает следующие операции:

а) фиксирует дату и время поступления от продавца файла счета-фактуры;

б) направляет в адрес покупателя файл счета-фактуры (при необходимости через оператора электронного документооборота, заключившего договор с покупателем), фиксирует дату и время отправки этого файла;

в) формирует продавцу подтверждение с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры;

г) подписывает подтверждение электронной цифровой подписью и направляет в адрес продавца;

д) сохраняет подписанное подтверждение в электронном виде.

III этап – что делает оператор, который заключил договор с покупателем? Оператор совершает следующие действия:

а) фиксирует дату и время поступления файла счета-фактуры;

б) направляет в адрес покупателя файл счета-фактуры, а также фиксирует дату и время отправки этого файла;

в) формирует покупателю подтверждение с указанием даты и времени отправки файла счета-фактуры;

г) подписывает подтверждение электронной цифровой подписью и направляет в адрес покупателя;

д) сохраняет подписанное подтверждение в электронном виде.

IV этап – что делает продавец? Продавец совершает следующие действия:

а) проверяет подлинность электронной цифровой подписи оператора электронного документооборота;

б) формирует извещение о получении подтверждения оператора;

в) подписывает извещение электронной цифровой подписью продавца и направляет его оператору электронного документооборота;

г) сохраняет подписанное подтверждение оператора и подписанное продавцом извещение о получении подтверждения оператора.

V этап – что делает оператор электронного документооборота, при получении от продавца извещения о получении подтверждения оператора электронного документооборота?

Оператор, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность электронной цифровой подписи продавца и сохраняет подписанное продавцом извещение в электронном виде.

VI этап – что делает покупатель?

Покупатель при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде по ТКС не позднее следующего рабочего дня:

а) проверяет подлинность электронной цифровой подписи продавца;

б) формирует извещение о получении счета-фактуры;

в) подписывает извещение о получении счета-фактуры электронной цифровой подписью покупателя;

г) направляет извещение о получении счета-фактуры в адрес продавца через оператора электронного документооборота;

д) сохраняет подписанный электронной цифровой подписью продавца счет-фактуру и подписанное извещение о получении счета-фактуры в электронном виде.

VII этап – что делает оператор?

Оператор электронного документооборота при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня:

а) направляет в адрес продавца подписанное покупателем извещение о получении счета-фактуры;

б) фиксирует дату отправки покупателем извещения о получении счета-фактуры в электронном виде;

в) формирует подтверждение с указанием даты отправки извещения о получении счета-фактуры;

г) подписывает подтверждение электронной цифровой подписью и направляет в адрес покупателя;

д) сохраняет подписанное подтверждение в электронном виде.

VIII этап – что делает продавец?

Продавец при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры, подписанного электронной цифровой подписью покупателя, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность электронной цифровой подписи покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде.

IX этап – действия покупателя.

Покупатель при получении подтверждения оператора о дате отправки покупателю файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:

а) проверяет подлинность электронной цифровой подписи оператора электронного документооборота;

б) формирует извещение о получении подтверждения оператора;

в) подписывает извещение электронной цифровой подписью покупателя и направляет его оператору электронного документооборота;

г) сохраняет подписанное подтверждение и подписанное им извещение о получении подтверждения в электронном виде.

X этап – действия оператора.

Оператор электронного документооборота при получении от покупателя извещения о получении подтверждения, не позднее следующего рабочего дня, проверяет подлинность электронной цифровой подписи покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде.

XI этап – действия покупателя.

Покупатель проверяет полученный в электронном виде от продавца счет-фактуру на соответствие утвержденным требованиям, утвержденному формату, а также наличие и правильность заполнения реквизитов счета-фактуры.

Покупатель в случае выявления необходимости внесения изменений в счет-фактуру:

а) формирует уведомление об уточнении счета-фактуры;

б) подписывает уведомление об уточнении счета-фактуры электронной цифровой подписью покупателя;

в) зашифровывает уведомление об уточнении счета-фактуры (при необходимости);

г) направляет уведомление об уточнении счета-фактуры в адрес продавца через оператора электронного документооборота;

д) сохраняет подписанное уведомление об уточнении счета-фактуры в электронном виде.

XII этап – действия оператора в случае внесения уточнения в счет-фактуру.

Оператор при получении от покупателя уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня направляет его в адрес продавца.

XIII этап – действия продавца в случае уточнения счет-фактуры.

Продавец при получении от покупателя уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:

а) проверяет подлинность электронной цифровой подписи покупателя;

б) формирует извещение о получении уведомления об уточнении счета-фактуры;

в) подписывает извещение электронной цифровой подписью продавца;

г) направляет извещение в адрес покупателя через оператора электронного документооборота;

д) сохраняет подписанное покупателем уведомление об уточнении счета-фактуры и подписанное извещение о получении уведомления.

Разместить: