Что понимается под термином "разъездная работа"?

Следует отметить, что действующее законодательство не содержит определения понятия "разъездная работа". В юридической литературе можно встретить определение разъездной работы как работы, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому (Разъездной характер работы - А. Репин, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2007 г.).

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе, расходы по проезду. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, трудовым договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

При этом согласно ст. 57 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ) условие, определяющее разъездной характер работы, является обязательным условием трудового договора с работником.

Относительно возможности направления сотрудников в командировки отметим следующее.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения ВНЕ МЕСТА ПОСТОЯННОЙ РАБОТЫ. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ)).

В то же время, Трудовой кодекс РФ (ст. 57 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ), ст. 166 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ)) не исключает возможности направления работника, чья работа носит разъездной характер, в служебную командировку.

На наш взгляд, для этого в трудовом договоре должна быть указана определенная территория, в пределах которой сотрудник выполняет свои функции. Границы территории стороны вправе определить самостоятельно.

Соответственно, если указанное выше найдет отражение в трудовом договоре, то в таком случае поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения, будет считаться командировкой.

Возмещение расходов, предусмотренное ст. 168.1 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ), представляет собой разновидность компенсации затрат, которые связаны с исполнением работником трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ)).

На протяжении продолжительного времени Минфин России указывал, что расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда на основании п. 3 ст. 255 НК РФ (Налоговый кодекс РФ).

В частности, об этом говорилось в письмах Минфина России от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735, от 18.04.2007 N 03-04-06-01/124, от 29.08.2006 N 03-03-04/1/642, от 01.06.2007 N 03-03-06/1/358.

Однако в письме от 18.08.2008 N 03-03-05/87 Минфин России изменил свое мнение и указал, что возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ) относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Налоговый кодекс РФ).

В любом случае указанные расходы должны соответствовать критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Налоговый кодекс РФ), а именно расходы должны быть экономически обоснованны, ДОКУМЕНТАЛЬНО ПОДТВЕРЖДЕНЫ, направлены на получение дохода.

Прежде чем ответить на вопрос, каким образом должен отчитываться сотрудник, работа которого носит разъездной характер, хотелось бы обратить Ваше внимание на иные документы, которые должны быть в организации.

Учитывая требования ТК РФ (Трудовой кодекс РФ) и НК РФ (Налоговый кодекс РФ), можно представить документальное оформление расходов при разъездном характере работ и отражение их в документообороте следующим образом:

1. Коллективный договор (трудовой договор, локальный акт), в котором будет указано, что работодатель обязуется возмещать расходы, связанные с разъездным характером работы.

2. Трудовые договоры, в которых обязательно указывается, что работа носит разъездной характер.

3. Должностные инструкции, в которых должно быть предусмотрено условие о разъездном характере труда и необходимости использования транспорта для исполнения служебных обязанностей.

4. Локальный нормативный акт организации (приказ руководителя, Положение о разъездном характере работ, либо Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками (далее - Положение) или иной документ).

В Положении должно быть указано следующее:
- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер;
- размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками,
- другие необходимые сведения.

При этом более целесообразно устанавливать должности, размеры и порядок возмещения расходов именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре. Ведь эти положения могут меняться в зависимости от особенностей деятельности организации на каждом этапе деятельности, в то время как коллективный договор устанавливается на несколько лет.

5. Отчет работника. Следует отметить, что действующее законодательство не разъясняет, каким образом, и в какой срок сотрудники, чья работа носит разъездной характер, должны отчитываться за понесенные расходы.

В связи с этим организация может (следует) самостоятельно разработать форму отчета - отчет о служебных поездках. В указанном отчете должно быть указано сколько дней продолжалась служебная поездка, какие затраты и в какой сумме были произведены работниками, какими документами подтверждаются понесенные расходы.

Периодичность составления отчета и срок его представления в бухгалтерию, организация должна установить самостоятельно, закрепив указанное в Положении.

При разработке формы отчета хотелось бы обратить Ваше внимание на письмо Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, в котором сказано, что для подтверждения расходов, которые связаны с разъездным характером работ, организация вправе самостоятельно утвердить формы первичных учетных документов. Однако при этом эти документы должны иметь все реквизиты, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

С примерной формой отчета, а также с формой Положения о разъездном характере работ Вы можете ознакомиться в статье "Движение - не только жизнь, но и работа (И. Михайлов, "Новая бухгалтерия", выпуск 11, ноябрь 2006 г.)".

6. Помимо отчета о служебных поездках понадобятся документы, подтверждающие факт служебной командировки. Такими документами могут быть маршрутный лист или разъездная ведомость, заверенные печатями и подписями организаций, которые посещал сотрудник.

7. Путевой лист, а также кассовые чеки АЗС, на основании которых работникам будут возмещаться расходы на ГСМ.

При этом Минфин России в письмах от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23, указал, что путевые листы могут составляться не каждый день, а раз в неделю, месяц и даже квартал. Главное, чтобы на основании такого путевого листа можно было определить расхода горюче-смазочных материалов.

ВЫВОД:
Сотрудники, работа которых носит разъездной характер, могут отчитываться за понесенные расходы путем представления отчета о служебных поездках. К отчету сотрудник должен приложить документы, свидетельствующие о произведенных расходах, а также об их сумме. Форма отчета может быть разработана организацией. Периодичность составления, срок сдачи отчета в бухгалтерию, организация должна установить самостоятельно, закрепив указанное в локальном акте организации (например, в Положении о разъездном характере работ).

Рекомендуем дополнительно ознакомиться с материалами, представленными в системе ГАРАНТ:
- Работник в дороге день за днем (Ю.В. Киселева, "Зарплата", N 5, май 2008 г.)
- Вопрос: Компания, находящаяся в Москве имеет сотрудников, занимающихся сбытом в регионах (региональный менеджер). Можно ли установить в трудовом договоре с работником разъездной характер работ не только по своему региону, но и в Москву, поездки не оформлять как командировки (считать их как определенными характером работы) и компенсировать их в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2007 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт НПП
член Палаты налоговых консультантов Степовая Яна

Ответ проверил:
Рецензент НПП
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

9 октября 2008 г.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий