Новые технологии в организации работы регистрирующих органов — создание электронного архива

С 1 октября 2008 года на базе Межрайонной ИФНС России № 15 по Санкт-Петербургу проводится опытная эксплуатация системы автоматизации архивного дела при обработке документов, поступающих при регистра-ции юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Указанный проект — это один из элементов реализации разработанной ФНС России Концепции создания централизованной системы обработки и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы.

Межрайонная ИФНС России № 15 по Санкт-Петербургу является единым регистрационным центром в Санкт-Петербурге и вторым таким центром в России после Москвы как по времени создания, так и по количеству обслуживаемых заявителей. Документооборот инспекции в день в среднем составляет 1200 комплектов документов (каждый состоит примерно из 30 листов), представляемых при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, плюс 500 заявлений о представлении сведений и документов, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц. Таким образом, ежедневно в инспекцию поступает порядка 36 500 листов документов, ежемесячно — 146 000, ежегодно — 1 752 000.

Указанные объемы документов необходимо не только хранить, но и обрабатывать в установленные законодательством сроки — не более пяти рабочих дней при регистрации и не более пяти календарных дней при представлении сведений и документов из ЕГРЮЛ.

Для повышения эффективности деятельности в инспекции в короткие сроки успешно внедрена новая технология обработки поступающих документов и работы с ними. Суть указанной технологии заключается в том, что представляемые при государственной регистрации документы с использованием высокопроизводительного оборудования преобразуются в электронный вид. Дальнейшие действия по процедуре регистрации (ввод данных, рассмотрение документов и принятие решения по ним и т. д.) осуществляются с использованием электронных графических образов документов. Бумажные носители после преобразования направляются в централизованное хранилище, в котором размещаются в соответствии с определенным для них адресом хранения. При этом создается электронное регистрационное дело, в которое включаются электронные образы представленных документов, что позволяет в дальнейшем обеспечить оперативное исполнение запросов заинтересованных лиц о предоставлении документов, хранящихся в ЕГРЮЛ.

Исходя из большого количества обслуживаемых посетителей, а также в связи с расположением Межрайонной ИФНС России № 15 по Санкт-Петербургу на двух удаленных друг от друга территориях (основное здание инспекции и здание архива, в котором хранятся поступившие документы), внедрение новой технологии и создание электронного архива регистрационных дел проходило в два этапа одновременно в двух местах.

На первом этапе, с ноября 2008 года, опытная эксплуатация была реализована в части осуществления регистрационных действий в отношении индивидуальных предпринимателей при начале ведения ими деятельности с последующим переходом к обработке по новой технологии всех поступающих документов по данной категории лиц.

В настоящее время документы, поступившие при государственной регистрации индивидуальных предпринимателей, в полном объеме обрабатываются с использованием технологического процесса централизованной обработки документов, представляемых в регистрирующий орган.

ЗакрытьЗа весь период опытной эксплуатации в электронный вид преобразовано и размещено в централизованном хранилище 16 000 регистрационных дел индивидуальных предпринимателей

На втором этапе опытной эксплуатации в Межрайонной ИФНС России № 15 по Санкт-Петербургу приступили к внедрению новой технологии для обработки документов, представляемых для проведения регистрационных действий в отношении юридических лиц. Так, с августа 2009 года в 100% случаев в электронный вид преобразуются документы, поступающие при государственной регистрации вновь создаваемых юридических лиц, а также при дальнейшем изменении сведений о них.

Сейчас из всего количества документов, поступивших при государственной регистрации юридических лиц, в соответствии с новой технологией обрабатывается порядка 33%.

ЗакрытьСегодня из всех поступающих на государственную регистрацию документов в целом по юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям с применением технологии централизованной обработки документов, представляемых в регистрирующий орган, обрабатывается 42% входящих документов

В отношении ранее созданных организаций преобразованию в электронный вид подлежат регистрационные дела юридических лиц в случае поступления запроса на предоставление копий документов. Данное обстоятельство приводит к постоянному увеличению количества сканируемых документов в связи с внесением изменений. Ведь если ранее в электронный вид был преобразован хотя бы один из документов регистрационного дела, вновь поступающие для государственной регистрации документы подлежат обработке по новой технологии в обязательном порядке.

К 1 декабря 2009 года Межрайонная ИФНС России № 15 по Санкт-Петербургу планирует полностью перейти на работу с применением новой электронной технологии.

Преимущества электронного архива

Опытная эксплуатация электронного архива даже за столь незначительный промежуток времени показала ряд преимуществ централизованной обработки документов, представляемых в регистрирующий орган. Благодаря новой технологии устранена необходимость перемещения регистрационных документов внутри

инспекции, а также между архивом и основным зданием инспекции, расположенными на значительном расстоянии друг от друга. Это очень важно для Единого регистрационного центра по Санкт-Петербургу, так как обеспечивает сокращение излишнего документооборота внутри инспекции, что в конечном итоге повышает качество осуществления функции по государственной регистрации.

Кроме того, обработка документов с использованием новой технологии в организации работы с документами по государственной регистрации значительно упрощает изготовление копий документов для их предоставления по запросам заинтересованных лиц. В данном случае подготовка документов сводится к распечатке их электронных копий без обращения к регистрационному делу на бумажном носителе и дальнейшего копирования необходимого документа. При этом повышается качество предоставляемой регистрирующим органом копии документа.

ЗакрытьИспользование электронных образов позволяет оптимизировать работу налогового органа, повышая качество исполнения регистрационных действий и предоставляемых копий документов

Значительно сократилось время подготовки документов, хранящихся в регистрационных делах, при производстве выемок, а также при передаче регистрационных дел в другой регистрирующий орган при изменении места нахождения юридического лица или места жительства индивидуального предпринимателя.

Новая технология значительно упростила порядок хранения документов, поступающих при государственной регистрации, и их дальнейшее использование, что значительно сократило трудозатраты при формировании архива и предоставлении заинтересованным лицам копий запрашиваемых документов.

Перспективы развития новой технологии

Дальнейшее развитие новой технологии связано с внедрением машинно ориентированных форм документов, представляемых при регистрации. Сведения, представленные на машинно ориентированных формах, должны будут вводиться с использованием технологии двойного ввода, что значительно уменьшит количество технических ошибок при вводе. Реализация возможности одномоментного преобразования на одном сканере нескольких регистрационных дел (комплектов документов) позволит максимально использовать производственную мощность высокопроизводительных сканеров. В настоящее время этап сканирования реализован отдельно для каждого входящего комплекта документов или в целом регистрационного дела конкретного юридического лица (индивидуального предпринимателя).

При передаче регистрационного дела в регистрирующий орган другого региона оно будет передаваться и в бумажном, и в электронном виде, что позволит использовать электронные образы на территории разных регионов. Кроме того, создание в дальнейшем так называемого банка данных электронных образов документов регистрационных дел по всем организациям, созданным на территории России, значительно облегчит использование при необходимости данных документов в работе регистрирующих (налоговых) органов в любом регионе России.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий