Чеки на ГСМ с указанием времени 07:20 – можно ли принять расходы к учету?

Организация заключила с работником договор аренды автомобиля с экипажем на период с 04.06.2013 по 07.06.2013. Согласно акту приема-передачи дата и время сдачи автомобиля в аренду - 04.06.2013 в 09:00. Путевой лист оформлен с 04.06.2013 (09:00) по 07.06.2013 (18:00).

Можно ли принять в расходы с целью исчисления налога на прибыль организаций чек на приобретение ГСМ от 04.06.2013 с указанием времени операции (07:20)

Авторы: .

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (в дальнейшем ГСМ) можно принять к налоговому учету в целях исчисления налога на прибыль организаций.

Обоснование вывода:

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель обязуется предоставить транспортное средство во временное владение и пользование за плату и оказывает своими силами услуги по управлению и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Арендодатель обязан поддерживать надлежащее состояние транспортного средства, сданного в аренду, включая осуществление текущего и капитального ремонта, предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ).

Согласно ст. 635 ГК РФ услуги по управлению и технической эксплуатации транспортного средства, предоставляемые арендодателем, должны обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре.

В соответствии со ст. 636 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, затраты, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе на приобретение ГСМ, несет арендатор.

Таким образом, организация-арендатор несет расходы на ГСМ, если договором аренды транспортного средства с экипажем не предусмотрено иное (письмо Минфина России от 01.12.2009 г. № 03-03-06/1/780).

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ организации в целях исчисления налога на прибыль уменьшают свои доходы на величину совершенных расходов, кроме указанных в ст. 270 НК РФ. При этом расходы должны быть экономически обоснованы, подтверждены документально и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) все хозяйственные операции оформляются первичными учетными документами. В ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете определен перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов, которыми являются:

– наименование документа;

– дата составления;

– наименование контрагента, составившего учетный документ;

– содержание хозяйственной операции;

– величина факта хозяйственной жизни в денежном или натуральном выражении с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица, совершившего хозяйственную операцию и ответственного за ее оформление, либо за оформление свершившегося события;

– подписи поименованных в предыдущем пункте лиц, с указанием их фамилий и инициалов.

Формы первичных учетных документов должны быть определены руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

При этом сам по себе кассовый чек (равно как и авансовый отчет, накладная и иной документ, подтверждающий приобретение бензина) не может служить основанием для признания в расходах затрат на ГСМ. Одним из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ, может служить путевой лист (письмо Минфина России от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354). Форма путевого листа, которая может быть разработана на предприятии, должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 г. № 152 (письма Минфина России от 23.09.2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 06.03.2013 г. № 03-03-06/1/6700, от 30.11.2012 г. № 03-03-07/51, от 25.08.2009 г. № 03-03-06/2/161, письма УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 г. № 16-15/115253, от 13.10.2009 г. № 16-15/107268).

Затраты, связанные с приобретением топлива, можно отнести к материальным расходам, связанным с производством и реализацией продукции (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), или к расходам по содержанию служебного автотранспорта в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) (письма Минфина России от 23.09.2013 г. № 03-03-06/1/39239, от 11.07.2012 г. № 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 г. № 03-03-06/4/67).

Таким образом, затраты на ГСМ могут быть приняты в целях исчисления налога на прибыль при выполнении требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Расходы должны быть оформлены документально путевыми листами, подтверждающими использование автомобиля в служебных целях, с указанием пробега и расхода топлива, и чеками на оплату ГСМ.

Применительно к рассматриваемой ситуации, стороны могут предусмотреть в договоре аренды, что арендодатель передает автомобиль с полным баком горючего и чеками на его приобретение, а арендатор возмещает расходы на приобретение ГСМ арендодателем. На основании чеков бензин будет принят на учет в качестве материалов, а затраты по его приобретению компенсированы арендодателю. В дальнейшем списание ГСМ будет производиться на основании показаний приборов и информации, содержащейся в путевом листе автомобиля, подтверждающих продолжительность работы автомобиля по назначенному маршруту следования и обоснованность характера поездки (смотрите также письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097).

В отношении времени, проставленного в чеке ККМ, отметим, что в законодательстве не содержится требования о соответствии времени выезда из гаража или заезда в гараж со временем приобретения ГСМ, указанным в кассовом чеке АЗС. В то же время подобное несоответствие может привести и приводило к спорам с налоговыми органами по поводу правомерности принятия затрат на ГСМ, подтверждаемых такими чеками.

Так, например, в суде рассматривалось дело, в котором налоговая инспекция не принимала чеки из-за разницы во времени, указанном в путевых листах и кассовых чеках, иными словами автомобиль заправлялся раньше, чем выехал на линию. Суд указал, что бензин списывается в затраты на основании пробега автомобиля, что подтверждает путевой лист, «а кассовый чек, как первичный документ бухгалтерского учета, лишь служит подтверждением самой затраты» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.01.2005 г. № А56-29291/04).

Налогоплательщикам также удавалось отстоять свою позицию, ссылаясь на то, что кассовый аппарат АЗС может выдавать чеки с некорректным отображением даты и времени приобретения, а на самом деле заправка происходила во время нахождения автомобиля на линии. Суды считают, что некорректное отображение времени в чеке не является нарушением работы ККТ (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.02.2011 г. № А33-12037/2010 и Уральского округа от 06.10.2010 г. № Ф09-8020/10-С1).

Таким образом, чеки, даже с фиксацией времени, не соответствующего времени нахождения автомобиля в аренде, могут быть приняты в качестве подтверждения расхода на приобретение ГСМ.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий