Сам себе организатор

Еще в позапрошлом веке выдающимся немецким философом Карлом Марксом был сформулирован всеобщий экономический закон, согласно которому эффективность деятельности любого производства либо человека напрямую зависит от правильного распределения рабочего времени. Потому что «...всякая экономия, в конечном счете, сводится к экономии времени». И хотя Карл Маркс жил и работал более ста лет назад, его слова не потеряли актуальности и сейчас - как показывает мировой опыт, наиболее эффективными в экономическом отношении являются предприятия, где труд сотрудников четко структурирован.

Сегодня уже для многих российских компаний обычной становится практика проведения всевозможных семинаров и тренингов по обучению персонала эффективному управлению собственным временем. Стоит это недешево, но в конечном итоге затраченные средства окупаются с лихвой, ведь сотрудники овладевают умением выполнять больший объем работы за меньшее количество времени. Однако финансировать проведение подобного обучения готовы далеко не в каждой организации. В этом случае ответственность за грамотное распределение рабочего времени и собственных сил полностью ложится на плечи самих сотрудников. И это вызывает определенные сложности - не каждому современному человеку, который является частью динамично и интенсивно развивающегося общества, удается оптимально распорядиться собственным временем. Порой для реализации всего задуманного и 24 часов в сутках не хватает.

В ладу со временем

Частично решить задачу экономии времени можно за счет применения разработанных светлыми умами человечества технических средств и новейших технологий - компьютеры, сотовые телефоны, Интернет давно стали верными и неотъемлемыми спутниками жизни каждого современного человека. Однако, как показывает практика, зачастую все эти дары прогресса используются нерационально.

Возьмем, к примеру, ежедневную работу с офисными программами. Предположим, бухгалтеру требуется скопировать часть какого-либо документа, договора или закона и перенести скопированный текст в другой файл. Большинство поступают следующим образом: курсором выделяют интересующий текст, кликают правой кнопкой мыши, выбирают в меню команду «копировать», далее находят тот документ, куда следует перенести текст, там снова кликают правой кнопкой мыши, выбирают в появившемся контексте «вставить», и так текст копируется из одного документа в другой. В итоге выполнение простейшей операции влечет за собой колоссальную потерю времени. И так из раза в раз.

Между тем существуют несколько полезных рекомендаций, которые способны сократить количество времени, затрачиваемого ежедневно на одни и те же действия. Есть множество комбинаций клавиш, использование которых в повседневной деятельности помогает не только значительно упростить выполнение поставленных задач, но и более функционально использовать возможности техники. Полная информация о таких командах содержится в браузере любого из установленных на компьютере офисных пакетов, а их применение позволяет ускорить работу как минимум вдвое. И, казалось бы, нет ничего проще, чем запомнить эти так называемые «горячие клавиши», но, как показывает практика, большинство бухгалтеров либо не знают о наличии таких функций, либо не считают нужным их изучать. Между тем подлинную актуальность этого вопроса можно понять, если применить к нему экономическую концепцию «альтернативной стоимости». Суть ее сводится к следующему: потратив 10 долларов на поход в кино, вы потеряли не 10 долларов, а завтрак, который могли купить на эти же деньги. Потратив полчаса на выполнение маловажного дела, вы потеряли не полчаса времени, а результат, которое могло вам дать выполненное за эти полчаса более важное дело.

Даже предприниматели, по утверждению специалистов ВЦИОМ, дают чиновникам взятки исключительно из соображений экономии времени.

Все идет по плану...

Для оптимальной организации рабочего времени нужно самостоятельно определить недочеты собственного графика и попытаться их ликвидировать. И если заведомо понятно, что выполнить все намеченные задачи в нужный срок не удается, необходимо каким-то образом отсеять все лишнее. Сама «чистка» должна быть основана на приоритетах: чтобы выделить главное, необходимо отсечь от него второстепенное. А приоритеты стоит расставлять четко и однозначно.

Неплохой пример роли «чистки» дал великий скульптор Микеланджело. На вопрос «Как вам удается создавать такие великолепные статуи?» он отвечал: «Я смотрю на глыбу мрамора и просто удаляю с нее все лишнее». Такой подход вполне приложим и к структурированию деятельности: дела и результаты будут значительны и красивы, если вы не побоитесь счистить с них всю наносную «шелуху».

У Марины Михеевой, бухгалтера одной из московских строительных организаций, расписан каждый рабочий день, и, по ее словам, такой метод позволяет не только добиться успехов в карьерном росте, но и исключить ошибки при работе с большими объемами информации.

- Для того, чтобы рабочее время тратилось с пользой, и затраченные усилия приносили действительно положительный результат, т. е. способствовали успеху в достижении поставленных целей, необходимо решать проблемы в порядке их важности и актуальности, - считает Марина. - Лучше всего иметь в голове подробный план действий или сделать в ежедневнике записи, отражающие очередность поставленных задач. Мне, например, это очень помогает экономить время и ориентироваться в общей массе дел. И если ежедневно соблюдать составленный заранее план, то со временем это войдет в привычку, так как память зафиксирует определенный порядок действий, и восклицания «опять забыла» или «не успела» со временем исчезнут из лексикона.

В сущности, составление графика работы - это кропотливая работа над собой, правильная организация себя, собственного времени и отношения к себе самому. Самое главное здесь - грамотно составить план работы и довольно строго его соблюдать. Начинать стоит с плана на год-полгода. Затем - на месяц, после - на неделю, и, самое главное, - составление подробного плана на день. При этом хорошо было бы обозначать в нем и конкретный временной интервал для ведения тех или иных дел. И нет ничего страшного в том, что вначале не всегда удается придерживаться обозначенных временных рамок и норм, ведь навык приходит постепенно. Главное - сделать первый шаг.

Скажи «нет»

По мнению Юлии Даниленко, сотрудницы «Центра позитивной психологии» им. Александра Свияши и научного руководителя «Центра современных бизнес-технологий» НОУ сэкономить немало времени и сил поможет такое умение, как говорить «нет».

«Для большинства людей ответить «нет» - это серьезная психологическая проблема. У человека возникает опасение, что если он откажется выполнять обращенные к нему просьбы или поручения, это вызовет негативное к нему отношение со стороны начальства или коллег. Из-за этого многие тратят драгоценное время на дела, которые как таковые пользы не принесут».

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий