Аналитика / Налогообложение / Кто и как должен вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Кто и как должен вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

03.11.2015

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур – это документ, составляемый в случае выставления/получения счетов-фактур, основных документов, являющихся подтверждением совершения хозяйственных операций. Как известно, НК РФ позволяет выставлять счета-фактуры субъектам, не являющимся плательщиками НДС, а также освобожденным от уплаты НДС (например, субъекты УСН, освобожденные от уплаты НДС в порядке ст. 145 НК РФ налогоплательщики) + см. также п. 5 ст. 173 НК РФ.

Кто должен вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур?

На сегодняшний момент круг субъектов, обязанных это делать, существенно сужен. Это является следствием принятия Федерального Закона от 21.07.2014 г. № 238-ФЗ, положения которого вступили в силу с 1 января 2015 г.

Назовем субъектов, а также условия, при которых они обязаны вести указанный документ.

К обязанным вести журнал лицам относятся:

- Налогоплательщики НДС

- Лица, освобожденные от обязанностей налогоплательщика (ст. 145, 145.1 НК РФ)

- Субъекты, не являющиеся налогоплательщиками НДС (например, субъекты УСН).

Условия возникновения обязанности по ведению журнала:

- Указанные выше субъекты ведут журнал учета, если они выставляют/получают счета-фактуры при осуществлении предпринимательской деятельности в качестве посредника (в интересах другого лица, на основании договоров комиссии, агентских соглашений); ведут деятельность на основании договоров транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика.

Правила о регистрации счетов-фактур в журнале учета не распространяются на счета-фактуры, выставленные на суммы дохода в виде вознаграждения, получаемые в рамках указанной выше деятельности (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

В налоговую декларацию по НДС с 1 января 2015 г. указанные выше субъекты обязаны вносить сведения, отражаемые в журнале учета выставленных/полученных счетов-фактур (п. 5.1 ст. 174 НК РФ).

На сегодняшний момент форма и порядок заполнения журнала учета полученных/выставленных счетов-фактур утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137.

Рассмотрим некоторые моменты заполнения журнала учета выставленных/полученных счетов-фактур (далее – журнал).

1.Журнал ведется за каждый налоговый период в электронном или бумажном виде. В структуре документа можно выделить две части: ч. 1 «Выставленные счета-фактуры» и ч. 2 «Полученные счета-фактуры».

2. Обратите внимание, регистрация счетов-фактур имеет различия в зависимости от того, в электронном или бумажном виде происходит их составление. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден Приказом Минфина РФ от 25.04. 2011 г. № 50н

Постановлением № 1137 закреплен порядок заполнения отдельных граф документа. В частности, в графе 1 части 1 журнала порядковый номер записи проставляется следующими категориями субъектов: продавцом, при осуществлении операций, признаваемых объектом обложения НДС (за исключением операций, указанных в ст. 149 НК РФ); продавцом при применении освобождения от уплаты НДС на основании ст. 145 и 145.1 НК РФ; комитентом; комиссионером; налоговым агентом, указанным в п. 1 ст. 168 НК РФ и иными субъектами (см. более подробно п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением № 1137).

3. Нюансы проставления даты выставления счетов-фактур в электронном виде. Если счет-фактура (корректировочный, исправленный) выставляется в электронном виде, в графу 2 части 1 журнала вносится дата поступления файла оператору электронного документооборота. Оператор ЭДО должен подтвердить эту дату.

В том случае, если в налоговом периоде счета-фактуры не выставляются, графы ч. 1 Журнала можно не заполнять.

Обратите внимание на нюансы заполнения журнала посредниками, а также правила заполнения конкретных суммовых показателей.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается руководителем или индивидуальным предпринимателем до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. Срок хранения журнала составляет (в электронном и бумажном виде) не менее 4 лет с момента внесения последней записи.