Индивидуальные консультации от Компания «Такском»

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Обязанность хранения юридически значимых электронных документов (ЭД) по сделкам возлагается в общем случае на стороны по сделке, т.е. на продавца и покупателя. Причем хранится не только сам электронный документ, но и все служебные сообщения, подтверждающие его передачу. Срок хранения должен соответствовать нормативно-правовым требованиям.

Так как правильно сформированный и подписанный ЭД полностью соответствует требованиям законодательства, его не надо переводить в бумажный вид, храниться он будет в самой учетной системе или в специально созданном электронном архиве.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Да, конечно, возможна цепочка действий по созданию, согласованию, подписанию и отправке электронного документа. Реализуется она примерно так же, как и при бумажном документообороте, но программными средствами организации, где документ формируется. Отличие, которое здесь стоит упомянуть – формализованный электронный документ подписывается только одной электронной подписью уполномоченного лица организации, в отличие от некоторых бумажных. При этом в файле реквизиты подписанта должны совпадать с реквизитами владельца сертификата ключа проверки электронной подписи.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Электронный документооборот между компаниями появился совсем недавно. Поэтому в вопросе речь, по-видимому, идет об услугах спецоператора связи, через которого фирма сдает отчетность в контролирующие органы. Договор с «Такском» или другим оператором электронного документооборота (ЭДО) никак не связывает контрагента, так как спецоператор и оператор ЭДО совсем необязательно одна и та же компания.

Что касается базы документов и электронного архива, то вы либо организуете их на своих программных средствах, либо пользуетесь услугами аутсорсинга. В обоих случаях передавать их от оператора к оператору нет необходимости.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Пользователи программ «1С:Предприятия 8» имеют возможность получить дополнительные преимущества при использовании решения для обмена электронными документами «1С-Такском» – совместной разработки фирмы «1С» и оператора электронной отчетности компании «Такском».
• Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки – проще, чем бумажный документ.
• Подходит любой сертификат ЭЦП, который признает ФНС России.
• Обмениваться можно не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами – накладными, актами, счетами, заказами и т. д.
• Компания «Такском» гарантирует доставку электронного документа адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих деятельность операторов электронного документооборота.
• Входящие документы в информационной базе «1С» формируются автоматически на основе электронных документов – их остается только провести.
• Система работает с любым количеством пользователей, имеющих право подписи (ЭЦП).
• Обмен электронными документами органично встроен в регламент внутреннего документооборота.
Доступ к «1С-Такском» реализован в прикладных решениях:
• «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0,
• «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0,
• «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»,
• «1С:Управление торговлей 8», ред.11,
• «1С:Управление небольшой фирмой 8», ред. 1.4,
• «1С:Управление производственным предприятием 8»,
• «1С:Комплексная автоматизация 8»,
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Состав прикладных решений, включающих «1С-Такском», планируется расширять.
Предусмотрены оба варианта хранения файлов (настраивается в параметрах учета ИБ):
• непосредственно в информационной базе (в СУБД);
• в томах на диске (в папках файловой системы).
Возможна также отсылка электронных документов и из других программных средств, используемых на предприятиях, в том числе и из биллинговых систем. Но при этом необходимо проводить интеграцию с ПО оператора, объемы которой зависят от конкретного программного решения.
Оператор электронного документооборота  хранит на своих серверах только технические документы, подтверждающие факт передачи электронного документам (подтверждения, извещения). Хранение электронных документов на серверах Оператора электронного документа – это дополнительная услуга, которая может представляться клиентам.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Данная услуга находится в режиме «пилотного» проекта, ожидаемое внедрение и промышленная эксплуатация  предполагается к концу третьего квартала 2013 года и во многом зависит от готовности технических средств территориальных  подразделений Службы по труду и  занятости РФ.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Вы используете для обмена электронными документами вашу учетную систему. Многие учетные системы уже сегодня имеют встроенный  модуль обмена электронными документами. В качестве примера мы можем назвать совместную разработку фирмы 1С и компании «Такском» – «1С-Такском», которая позволяет обмениваться с контрагентами документами в электронном виде непосредственно из самой учетной системы.
Преимущества электронного документооборота:
• Значительное сокращение времени обмена документами – электронный документ передается почти мгновенно.
• Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему.
• Снижение количества ошибок при вводе.
• Экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах.
• Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются.
По расчетам специалистов компании «Такском», внедрение электронных документов поможет сэкономить 60–80% затрат по сравнению с применяемой традиционной системой бумажного оборота счетов-фактур. Следовательно, бизнес в среднем может сэкономить 1–2% от общей выручки, перейдя с бумажных на электронные документы.
Процесс отправки документов полностью автоматизирован, и Вы в режиме реального времени можете отслеживать статусы по каждому документу, сделке, контрагенту. Оператор электронного документооборота является гарантом доставки документов, на основании его подтверждений фиксируется  сам факт и время отправки/получения документов.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Уведомление о контролируемых сделках – еще один документ (регламент) в рамках стандартной схемы и процедуры ЭДО. Приказ ФНС России от 27.07.2012 г. № ММВ-7-13/524@ «Порядок представления налогоплательщиком уведомления о контролируемых сделках в электронной форме» утверждает не только формат уведомления, но  порядок представления данного документа в электронном виде.

Уже сейчас реализована возможность формирования уведомления в автоматическом режиме в трех типовых конфигурациях «1С: Предприятии», а «Такском» как оператор связи осуществляет в соответствии с регламентом доставку этого уведомления в налоговые органы. Таким образом, уведомление – это не что иное, как еще один новый регламент в унифицированной  системе ЭДО. Проблем с представлением уведомления нет, так как схема полностью отработана. Реализовано автоматическое заполнение уведомления по данным информационной базы и выгрузка в электронном виде.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Компания «Такском»  комплексно подходит к вопросу обеспечения безопасности на физическом, канальном, сетевом и транспортных уровнях.
– Система ЭДО развернута на аппаратно-программном комплексе провайдерского класса в выделенном защищенном ЦОД.
– Программно-аппаратный комплекс, на котором размещена система «Такском-Доклайнз» аттестован на соответствие требованиям нормативной документации по безопасности конфиденциальной информации, в том числе персональных данных.
– Весь обмен между клиентским ПО и системой «Такском-Доклайнз» осуществляется по защищенному сетевому соединению, для чего применяется протокол TLS/SSL и используются сертифицированные российские криптопровайдеры, в частности, КриптоПро. При организации канала используется как серверная аутентификация, так и клиентская. Для чего используются сертификат сервера и персональный сертификат клиента, изготовленные удостоверяющим центром Такском.
– Удостоверяющий центр компании «Такском» функционирует на базе сертифицированных средств криптографической защиты информации и обеспечивает выполнение всех функций Удостоверяющего центра, изложенных в Федеральном законе № 63 от 6  апреля  2011 года «Об электронной подписи». Деятельность Удостоверяющего центра осуществляется в соответствии с имеющимися лицензиями. Удостоверяющий центр входит в сеть доверенных УЦ ряда государственных органов, в частности: ФНС РФ, ПФР РФ, Росстат, ФСС.
– Для защиты от несанкционированного доступа и сетевого периметра кроме мер, предоставляемых защищенным ЦОД, используются системы защиты от НСД «Dallas Lock», «Соболь», межсетевые экраны «Континент» и Cisco ASA.

Обеспечение безопасности на прикладном уровне.
1) Защита от потери или повреждения данных обеспечивается как использованием высоконадежных RAID-массивов и выделенных хранилищ данных, так и многоуровневым резервным копированием.
2) Использование электронной подписи (по ГОСТ) для обеспечения неизменности и аутентичности документов как между  контрагентами, так и между Оператором «Такском» и контрагентами.
– Все документы, которые участвуют в электронном документообороте между пользователями системы «Такском-Доклайнз» в обязательном порядке содержат электронную подпись, сформированную с использованием личного закрытого ключа отправителя, которую можно проверить сертификатом отправителя, выпущенным удостоверяющим центром «Такском».
– Все системные сообщения, требующиеся для исполнения регламента ЭДО, например, подтверждения о дате отправки или получения документа подписываются ЭП Оператора системы.
– Система автоматически проверят цифровые подписи всех входящих документов, для того чтобы гарантировать подлинность полученных данных (целостность информации) и идентифицировать отправителя (неотрекаемость).
3) В качестве дополнительных мер безопасности в системе можно использовать шифрование документов, выполненное на сертификате получателя с использованием алгоритмов ГОСТ 28147-89 (алгоритм хэширования ГОСТ Р 34.11-94).
4)  Все криптооперации над электронными документами в системе происходят только на клиентской стороне без передачи закрытых ключей и сертификатов на сервер.
5) На всех серверах установлено лицензионное ПО, в том числе системы антивирусной защиты.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

На сегодняшний день около 30% абонентов компании подключились к сервису обмена электронными документами, воспользовавшись нашими решениями «Такском-Файлер» и «1С-Такском», и активно обмениваются документами в электронном виде. Доля малого бизнеса, подключенного к электронному документообороту, пока невысока. Но мы уверены, что в ближайшем будущем можно ожидать значительного скачка СМБ в общей доле зарегистрированных участников ЭДО.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Вопрос привлечения контрагентов к электронному обмену документами – один из основных при переходе на ЭДО. Компании выбирают различные стратегии охвата своих контрагентов: от добровольной политики (представление дополнительных бонусов, скидок, оплаты отправок и т.п.) до принудительной политики (обязанность обмена документами в электронном  виде зафиксирована на уровне договорных отношений). Опыт вовлечения предприятий Европы показывает, что «добровольно» присоединяются до 5% контрагентов,  использование «принуждения» доводит процент до 85-90%. 

Совместно с фирмой 1С мы разработали удобный продукт по обмену электронными документами «1С-Такском», который имеет простой механизм привлечения ваших контрагентов посредством направления им приглашений на электронные адреса.

На сегодняшний день судебные органы готовы к приему документов в электронном виде (а частности, нормы Арбитражного процессуального права приравнивают документы, подписанные электронной подписью уполномоченного лица, к письменным доказательствам). На протяжении  последних 10 лет  сложилась судебная практика по представлению бухгалтерской и финансовой отчетности в электронном виде, подтверждающая возможность приема документов в электронном виде в судебные инстанции. Безусловно, в  дальнейшем представление документов в электронном виде в судебные органы будет повседневной практикой.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Для знакомства с функциональными возможностями ТФ мы предлагаем вам ознакомиться с серией обучающих демо-роликов:
http://www.youtube.com/watch?v=VyUQoqIvIj4&list=TLg87OewdkqH4

http://www.youtube.com/watch?v=9_OokzBQfYU&list=TLg87OewdkqH4

Также компания Такском периодически проводит серию обучающих вебинаров, которые вы можете просмотреть бесплатно. (ссылка КУЦ – расписание вебинаров).

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Согласно нормам действующего законодательства,  каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п.5 ст.9 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Хозяйствующий субъект вправе самостоятельно определять форму составления первичного учетного документа. При этом истребование документов налоговыми органами (согласно ст.93 НК РФ) производится на бумажном носителе или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Поэтому  использование ТТН в бумажном виде приемлемый вариант.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Согласно с.т 75 АПК РФ  Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств. Следовательно,  представление первичных учетных документов в электронном виде приравнивается к бумажного аналогу и несет в себе тот же объем прав и обязанностей для сторон.
Отметим, что налоговые органы истребуют документы в бумажном или в электронном виде (ст.93 НК РФ) При этом истребование документов налоговыми органами в электронном виде происходит  через специализированного оператора связи двумя способами:

1. Представление электронных документов в утвержденных (или рекомендованных форматах) (Основание: Постановление 1137; Приказ ФНС  России от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении рекомендуемых форматов унифицированных форм первичной учетной документации –товарной накладной Торг 12 и Акта сдачи-приемки работ)

2. Представление скан-образов документов с ЭП через заполнение описи документов (Приказ ФНС России от 29.06.2012 г. ММВ-7-6/465).

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Оператор электронного документооборота выступает в качестве независимой стороны в судебном разбирательстве и представляет документы, фиксирующие сам факт, дату и время передачи/принятия документов сторонами. Форма подачи документов в суд может быть как на бумажном носителе, так и в электронной форме. На практике сложилась  распространенная система представления документов в судебные органы в электронном виде (в частности, налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и т.п.) в качестве письменных доказательств.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

При сдаче деклараций по ТКС вы можете все подтверждающие документы представлять в электронном виде.

Для многих организаций, занимающихся импортом/экспортом, суммарные  объемы этих документов весьма велики. Это означает, что конкретный способ представления их в электронном виде лучше согласовать с представителями ИФНС, чтобы избежать технических проблем.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Если ваша компания имеет договорные отношения с зарубежными компаниями и занимается куплей/продажей товаров, то счета-фактуры прилагаются к декларациям, предоставляемым в ФНС для учета НДС по нулевой ставке. Также к декларациям прилагаются все необходимые документы, определяемые для торговли с белорусскими компаниями, в том числе, и требованиями Таможенного союза.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Подключение контрагентов к электронному документообороту – ключевая задача для любой компании, внедряющей электронное взаимодействие. Как подсказывает наш опыт, на сегодня компании активно используют два подхода к убеждению своих контрагентов к переходу на ЭДО: добровольный и принудительный. В первом случае вы разъясняете каждому из своих контрагентов преимущества работы с электронными документами (простота, удобство, экономия затрат, ускорение процесса закрытия сделок, минимизации я ошибок при составлении  документов, как следствие, отсутствие штрафных санкций и т.п.).
Для компаний, обладающих сильной торговой позицией, обязательность  применения электронных документов – основное условие выбора и работы с контрагентами. При этом первая стратегия обеспечивает 20% набор участников обмена от  общего количества, во втором случае – 80%. Кроме того, вы можете такую задачу поставить своему Оператору, который поможет вам убедить ваших контрагентов перейти на электронное взаимодействие с вашей компанией. Такую задачу мы как Оператор ЭДО также выполняем дл своих клиентов, обеспечивая заданный уровень подключения.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде регулируется Приказом Министерства финансов России от 25.04.2011 г. № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электроном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи». Отдельными статьями приказа п.2.15-2.19 четко прописаны действия в случае выявления необходимости внесения изменений в счет-фактуру. Вы составляете уведомление об уточнении, в котором исправляете допущенную ошибку и аналогично общему порядку  выставления счета-фактуры направляете его через Оператора электронного документооборота в адрес Вашего контрагента.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Срок хранения документов Вы вправе выбирать сами. Необходимо, однако, помнить, что, в полной аналогии с бумажными документами, инспекция ФНС может затребовать для проверки документы предыдущих годов. Поэтому срок хранения не должен быть ниже 5 лет.
Что же касается срока действия сертификата, то документ, подписанный валидной на момент подписания электронной подписью, сохраняет юридическую значимость, несмотря на то, что в настоящий момент сертификат уже другой. У Вас же не вызывает сомнения бумажный документ, подписанный в свое время генеральным директором компании, работавшим на момент подписания, хотя он уже давно уволился, и его место занял другой сотрудник.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Налоговые органы не имеют технической возможности вмешиваться в процесс электронного документооборота (ЭДО) или каким-то образом просматривать содержимое пересылаемых документов. В обязанности оператора электронного документооборота не входит какое-либо взаимодействие с налоговыми органами, кроме передачи данных юридического лица для регистрации его, как участника электронного документооборота. Мало того, оператор ЭДО не обязан хранить пересылаемые документы.
Для проверки электронных документов у инспекций ФНС существует возможность истребования документов. Однако это делается через каналы спецоператоров связи, имеющих привязку своих сетей на аппаратно-программные комплексы ФНС. Конечно, многие операторы ЭДО (но далеко не все) являются одновременно спецоператорами. Однако все указанные особенности делают возможную налоговую «прослушку» не только незаконной, но и технически сложно реализуемой.
Посоветовать Вам можно одно – как и в других сферах деятельности, старайтесь работать с компаниями, которым Вы доверяете.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Случаи нарушений налогового законодательства, в любом случае выявляются и наказываются ИФНС вне зависимости от способа передачи первичных и других документов между контрагентами. Согласно позиции ВАС, риск наступления неблагоприятных последствий от заключения хозяйственных сделок с юридическими лицами, осуществляющими деятельность с нарушением законодательства, несут сами предприниматели. Передача документов в электронной форме через оператора электронного документооборота страхует юридическое лицо от «потери» документа, заявляемой недобросовестным контрагентом, но не более того.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Вы можете вести в электронной форме переписку по конкретному договору или всю переписку по совокупности взаимоотношений с другой компанией, если у вас с указанной компанией заключено общее соглашение об электронной форме пересылаемых вами документов, либо в конкретном договоре есть часть (пункт) о приоритете переписки в электронной форме. В случае применения квалифицированной усиленной электронной подписи и передаче через оператора, данная переписка для суда будет юридически значимой.

Одностороннего желания перейти на электронный документооборот недостаточно даже между компаниями, не находящимися в споре.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами

Татьяна, здравствуйте.

Запрашиваемая вами возможность уже год реализована в ПК Спринтер в рамках ЭДО «Представления».

С его рамка можно например отправлять:   сообщении об открытии (закрытии) счета (лицевого счета),  о возникновении права (прекращении права) использовать корпоративное электронное средство платежа (кэсп) для переводов электронных денежных средств (КНД: 1110009)

По нашим данным сейчас абоненты успешно отправляют эти документы и получают ответы из ФНС.

Компания «Такском», Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами