Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Бухгалтерский учет материалов в организации, сотрудники которой выполняют монтажные работы по всей территории страны

Бухгалтерский учет материалов в организации, сотрудники которой выполняют монтажные работы по всей территории страны

Оприходовать приобретенные материалы организация должна на дату перехода права собственности на них от поставщика

15.08.2017
Автор: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российской коллегии аудиторов, Федорова Лилия

Организация применяет общую систему налогообложения, часть сотрудников находится на разъездном характере работ - они ездят по объектам заказчиков по всей территории России и за рубеж для выполнения монтажных работ. Заказчик принимает работу, подписывает акт для организации. Сотрудники возвращаются в офис, представляют авансовый отчет по произведенным расходам.

Организация находится в городе А. Сотрудник организации 25.03.2017 уехал в служебную поездку в город Б на объект заказчика для производства монтажных работ (обособленного подразделения там нет). Он вернулся 01.04.2017. Организация заказала партию материалов, которые ему нужны будут в работе, у поставщика в городе В, и поставщик отвез их напрямую сотруднику в город А 28.03.2017. Там сотрудник по доверенности их принял и использовал в производстве работ в марте 2017 года. В бухгалтерию предприятия оригиналы документов попадут только 01.04.2017.

Далее сотрудник 29.03.2017 приобрел другие материалы за наличный расчет уже на месте, в городе Б, и использовал их в работе в этот же день. Товарный чек сотрудник представил в бухгалтерию по приезду - 01.04.2017.

Акт с заказчиком подписан 31.03.2017, т.е. все расходы могут быть учтены для целей налога на прибыль в I квартале 2017 года. Все эти расходы учитываются как прямые в составе материальных затрат.

Как должны быть оформлены оприходование материалов и списание их в производство?

Как в этом случае должна быть оформлена накладная от поставщика? Какой указывать адрес грузополучателя? Как и какой датой должны быть оформлены оприходование материалов и списание их в производство? Кто должен выписывать приходный ордер, требование-накладную и расписываться в них?

Как организовать налоговый учет расходов на материалы? Можно ли, как и в случае с разъездными расходами, указать в учетной политике, что расходы по материалам признаются на дату подписания акта с заказчиком?

Возможен ли какой-нибудь вариант учета, помимо организации электронного документооборота?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В накладной от поставщика должен быть указан фактический адрес доставки груза, в рассматриваемом случае - адрес объекта заказчика.

Оприходовать приобретенные материалы организация должна на дату перехода права собственности на них от поставщика.

Организации следует самостоятельно разработать и утвердить правила документооборота в учетной политике по бухгалтерскому учету, определив перечень материалов, а также случаев, при которых материалы могут приобретаться транзитом (минуя склад) и находиться в подотчете.

При этом организации следует оформить приходные и расходные документы на используемые материалы не только на объекте заказчика, но и изначально документально отразить движение таких материалов по складу (приход, расход с отметкой о транзите).

По нашему мнению, утверждение в учетной политике, что расходы по материалам признаются на дату подписания акта с заказчиком до даты получения от работника документов, подтверждающих их передачу (приобретение) и использование, может привести к спорам с налоговым органом и налоговым рискам.

Обоснование позиции:

Бухгалтерский учет

Напомним, согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Так, в силу требований Закона N 402-ФЗ передача (отгрузка) товаров покупателю должна быть оформлена первичным учетным документом, утвержденным для указанных целей руководителем организации-продавца с учетом требований ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Она составляется продавцом в двух экземплярах. Первый - остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования этих ценностей. При разработке бланка товарной накладной может быть принята за основу форма N ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132).

Таким образом, унифицированные формы первичных учетных документов, к которым относится и ТОРГ-12, с 01.01.2013 не являются обязательными к применению (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). Вместе с тем организация-поставщик может продолжать применять ТОРГ-12, если примет соответствующее решение. Полагаем, что в таком случае организации следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утвержденными постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Указания). При этом действующие нормативные акты, как и Указания, не раскрывают порядка заполнения реквизитов ТОРГ-12.

Как следует из постановления Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 N 4047/05, данные первичных документов, составляемых при совершении хозяйственных операций, должны соответствовать фактическим обстоятельствам. А в постановлении Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.02.2013 N 20АП-84/13 судьями отмечается, что оформление первичного документа напрямую связано с содержанием и условиями заключенных договоров.

В письме Минфина России от 10.08.2005 N 03-04-11/202 в отношении оформления счетов-фактур было указано, что под грузополучателем следует понимать организацию (ее структурное подразделение), на склад которой осуществляется фактическая отгрузка (приемка) товаров, независимо от вида транспорта, на котором осуществляется перевозка данных товаров.

При этом налоговые органы разъясняли, что в строке 4 "Грузополучатель и его адрес" счета-фактуры следует указывать почтовый адрес обособленного подразделения организации (склада), куда нужно доставить груз (письма УФНС России по г. Москве от 19.03.2012 N 16-15/23501, от 28.06.2010 N 16-15/067452, от 23.10.2009 N 16-15/10999, от 24.03.2009 N 16-15/028080).

На основании указанного полагаем, в строке "Грузополучатель" товарной накладной (формы N ТОРГ-12) следует указывать наименование фактического грузополучателя и фактический адрес доставки товара, предусмотренный договором. То есть, если в рассматриваемом случае товар (материалы) от поставщика (перевозчика) получает по доверенности работник организации-покупателя на объекте заказчика (в городе Б), то в товарной накладной следует указать фактический адрес доставки груза - адрес объекта заказчика (город Б).

Активы, используемые в качестве сырья, материалов при выполнении работ (оказании услуг), а также при производстве продукции, предназначенной для продажи, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов (далее - МПЗ либо материалы). Учет МПЗ регулируется ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (далее - ПБУ 5/01) и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания).

ПБУ 5/01 устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о МПЗ, принадлежащих организации (п. 1 ПБУ 5/01). Вместе с тем материалы принадлежат организации, если к ней перешло право собственности на приобретенные ценности в соответствии с законодательством РФ или договором.

При этом в соответствии с п. 48 Методических указаний материалы в организации должны быть своевременно оприходованы. Следовательно, оприходовать приобретенные материалы организация должна на дату перехода права собственности на них от поставщика. В данном случае датой получения материалов можно считать 28.03.2017, то есть дату, на которую сотрудник, уполномоченный доверенностью организации на их приемку, принимает материалы (п. 45 Методических указаний).

Основанием для приемки и оприходования материалов соответствующим подразделением организации (отделом материально-технического снабжения, складом и т.п.) являются переданные сопроводительные документы от поставщика (перевозчика), поступившие в организацию (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие). При этом организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. Передавать документы в подразделения организации (бухгалтерской службы, финансовый отдел и т.п.) необходимо в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации (п.п. 44, 47 Методических указаний).

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (при этом может использоваться типовая межотраслевая форма N М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству) (п. 49 Методических указаний).

Заметим, в соответствии с п. 51 Методических указаний, если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

Поэтому, если обозначать в качестве склада место нахождения самой организации (город А), а в качестве подразделения (для лучшего понимания, поскольку по факту обособленное подразделение в городе Б не создано) - место нахождения работника (объект заказчика, город Б), то оформление поступления (с соответствующими пометками о транзите) должно произойти как поступление на склад организации (в городе А) с одновременной передачей сотруднику (в подразделение) (город Б).

При этом приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов (п. 53 Методических указаний). То есть поступление материалов на склад (город А) и оформление отпуска уполномоченному лицу (в город Б) должны произойти 28.03.2017. Для этого приходный ордер (о поступлении) и требование-накладная (о передаче подразделению) должны быть оформлены одновременно. Кто будет подписывать эти документы, организации следует определить самой.

Порядок отпуска материалов на производство, график доставки, формы оперативных документов устанавливаются организацией в приказе (распоряжении и т.д.) о документообороте (п.п. 90, 96, 100, 108, 109 Методических указаний).

При этом подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на производство передаются в бухгалтерскую службу организации или иное подразделение (например вычислительный центр) согласно утвержденному порядку документооборота (п. 114 Методических указаний). Поскольку в качестве такого подразделения в Вашем случае выступает сотрудник-разъездник, то составление таких отчетов может быть поручено ему либо, если, например, он не обладает соответствующей компетенцией, сотруднику самой организации, но, опять же, на основании переданных (каким-либо образом) сотрудником документов (данных).

Такой способ оформления взаимоотношений допустим (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.06.2012 N 13АП-6940/12). Но, в отличие от Вашего намерения признать затраты до фактического поступления документов, в нем речь шла о ситуации признания расходов на матценности уже в более поздних периодах, периодах получения документов от подразделений (таковыми являлись научно-исследовательские суда, куда происходило поступление МПЗ и где они расходовались). Так, необходимые в процессе производства материалы поступали на суда как с центрального склада, так и транзитом от поставщиков на основании утвержденного на предприятия положения. МПЗ закреплялись за подотчетными лицами на судах и списывались в производство на основании Актов на списание. Обществом были представлены документы, подтверждающие факт приобретения материально-производственных запасов (акты оприходования материально-технического снабжения в рейсе, товарные накладные с подписями лиц, ответственных на судах за получение и использование МПЗ). Акты оприходования и закрепления материальных ценностей были получены бухгалтерией Общества в ноябре-декабре 2006 года и январе 2007 года, что подтверждается входящим штампом Общества, акты на списание МПЗ были утверждены генеральным директором Общества только в мае 2007 года.

В отношении приобретения материалов сотрудником организации самостоятельно (за наличный расчет) по месту выполнения монтажных работ отметим, что согласно п. 56 Методических указаний материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица. Получается, чтобы выполнить это требование, сотрудник должен проинформировать бухгалтерию предприятия о покупке, направив ей соответствующие документы (предположим, что сканированные копии), а также составив авансовый отчет или (если не получал деньги на покупку) иной документ, его заменяющий.

В соответствии с п. 90 Методических указаний под отпуском материалов на производство понимаются их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение. Как установлено п. 92 Методических указаний, материалы отпускаются с центральных (головных) складов организации в зависимости от структуры организации, в частности на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации.

Учитывая это, сразу же после отражения в учете приобретенных за свой счет работником МПЗ следует оформить внутренне перемещение. Как мы поняли, Ваша организация использует для этого требование-накладную.

При этом в соответствии с п. 98 Методических указаний организация может осуществлять отпуск материалов или их отдельных групп, видов, наименований своим подразделениям без указания назначения. В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения.

На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) производится на основании указанного выше акта.

Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливается организацией.

Например, в ситуации, рассмотренной в приведенном выше постановлении, схожий порядок был утвержден Положением. Кто будет составлять и подписывать такой акт, организация определяет сама. Но очевидно, что количество израсходованных материалов может знать только работник, значит, если составление акта расхода поручено не ему, а иному лицу (в самой организации), следует предусмотреть, каким способом и по какой форме работник оповестит организацию о расходе ценностей.

Таким образом, организации следует самостоятельно разработать и утвердить правила документооборота в рассматриваемой ситуации, определив перечень материалов, а также случаев, при которых материалы могут приобретаться транзитом (минуя склад) и находится в подотчете. Правила документооборота утверждаются в учетной политике организации по бухгалтерскому учету (ст. 8 Закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации"). То есть организации следует определить и утвердить в учетной политике по бухгалтерскому учету, какие документы оформляются в рассматриваемом случае (например приходный ордер, требование-накладная либо акт расхода материалов, отчет о наличии и движении материалов), кем и в какой срок, как и когда передаются в бухгалтерию организации для учета.

При этом заметим, и в случае приобретения и доставки материалов транзитом на объект заказчика, и в случае приобретения материалов сотрудником организации самостоятельно (за наличный расчет) по месту выполнения монтажных работ изначально материалы должны приходоваться на склад, а уже потом передаваться на объект заказчика. То есть организации следует оформить приходные и расходные документы на используемые материалы не только на объекте заказчика, но и изначально документально отразить движение таких материалов по складу (с отметкой о транзите). Указанные документы должно оформить уполномоченное организацией должностное лицо (работник). Полагаем, данным лицом может быть как работник, выполняющий работы на объекте заказчика, так и другое лицо (например, работник склада, бухгалтерии), уполномоченное на оформление указанных документов по информации, переданной исполнителем работ на объекте заказчика. При этом, полагаем, подписать приходные и расходные документы на использованные на объекте заказчика материалы должен работник, который непосредственно использовал их в работе. То есть, по нашему мнению, оформить такие документы может уполномоченное на это должностное лицо (например работник склада либо бухгалтерии), подписав их как лицо, ответственное за оформление, а работник, который непосредственно использовал материалы на объекте заказчика, подпишет по возвращении их как лицо, совершившее операцию (п.п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Налог на прибыль

Стоимость приобретенных материалов включается в состав материальных расходов (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ). Датой осуществления материальных расходов признается дата передачи в производство сырья и материалов в части сырья и материалов, приходящихся на произведенные товары (работы, услуги) (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Если материалы учитываются в качестве прямых расходов (ст. 318 НК РФ), то их стоимость учитывается при налогообложении по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены в соответствии со ст. 319 НК РФ.

В то же время в силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, должны быть документально подтверждены, обоснованы и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, организация вправе учесть в расходах стоимость приобретенных материалов по мере реализации выполненных работ и при наличии документов, подтверждающих их приобретение и использование в производстве.

В рассматриваемом же случае реализация выполненных работ (на дату подписания акта с заказчиком 31.03.2017) происходит ранее даты фактического получения от работника документов, подтверждающих приобретение и использование материалов при выполнении данных работ (так как они представляются сотрудником, как мы поняли, 01.04.2017 с авансовым отчетом). Именно этот факт, по нашему мнению, при утверждении в учетной политике, что расходы по материалам признаются на дату подписания акта с заказчиком, то есть до даты получения от работника документов, подтверждающих их передачу (приобретение) и использование, может привести к спорам с налоговым органом и налоговым рискам. Ведь первичных документов у организации на дату признания расходов пока нет (есть только копии). Поэтому излишняя фиксация внимания налогового органа на таком порядке оформления отношений с работником, на наш взгляд, нежелательна.

В целях признания в налоговом учете расходов по материалам на дату подписания акта с заказчиком 31.03.2017, то есть в I квартале 2017 года, полагаем, организация может поступившие на объект заказчика материалы до получения от работника сопроводительных документов от поставщика (перевозчика) (товарной накладной, счет-фактуры и т.п.) оприходовать по аналогии с неотфактурованными поставками в соответствии с п. V раздела 1 Методических указаний. При этом неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (п. 37 Методических указаний). Расходные документы на использованные на объекте заказчика материалы, полагаем, может оформить уполномоченное должностное лицо организации по информации (данным), переданной исполнителем работ на объекте заказчика (с последующим подписанием их последним). Обращаем внимание, что высказанная точка зрения является нашим экспертным мнением.

Понимая сложности с организацией в Вашем случае электронного документооборота, к сожалению, использование какого-либо иного абсолютно безрискового варианта учета в Вашей ситуации мы не видим.

ГАРАНТ

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Налог на прибыль
  • 22.08.2017   Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 7 августа 2017 г. № Ф01-3058/17 по делу № А11-6602/2016
  • 14.08.2017  

    Обстоятельства: Оспариваемым решением общество привлечено к ответственности в виде штрафа, ему предложено уплатить суммы недоимки по НДС и налогу на прибыль, штрафа, пени.

    Решение: В удовлетворении требования отказано, так как общество реализовало объекты недвижимого имущества взаимозависимому лицу, установлен факт занижения им выручки от реализации недвижимого имущества.

  • 05.04.2017   Судам необходимо исходить из того, что установленной статьей 119 НК РФ ответственностью за несвоевременное представление налоговой декларации не охватываются деяния, выразившиеся в непредставлении либо в несвоевременном представлении по итогам отчетного периода расчета авансовых платежей, вне зависимости от того, как поименован этот документ в той или иной главе части второй НК РФ.

Вся судебная практика по этой теме »

Учетная политика предприятия
  • 12.06.2017  

    В соответствии с принятой в обществе учетной политикой при начислении амортизации основных фондов применяются единые с налоговым учетом сроки полезного использования. Состав амортизационных групп определяется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1. Нормы амортизации рассчитываются исходя из нижней границы срока полезного использования, определенного для амортизационной группы. С учетом вышеизло

  • 13.02.2017  

    Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера

  • 21.11.2016  

    В случае, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями настоящей главы, налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.


Вся судебная практика по этой теме »